CRM – Equipes de Acesso e Equipes de Proprietário

Pessoal,

No CRM 2011 foram introduzidas as Equipes de Proprietário (Owner Teams), isso nos possibilitou um grande ganho no CRM, pois podemos ter registros em que o proprietário é na verdade uma equipe que possui vários usuários. Além disso, compartilhamos registros com equipes ao invés de usuários, isso facilita a gestão de propriedade de cada registro. Porém, temos alguns problemas para fazer o gerenciamento de compartilhamento de registros em cenários mais dinâmicos, principalmente quando temos:

  • Uma grande quantidade de registros, usuários ou equipes
  • Em situações em que o agrupamento de usuários que podem interagir com o registro, não possui uma regra específica de gerenciamento
  • Em circunstâncias em que cada usuário deve ter um perfil de acesso independente da equipe ou dos outros participantes

Para solucionar os problemas acima, no CRM 2013 em diante, temos a funcionalidade de criarmos as Equipes de Acesso (Access Teams)!

Equipes de Acesso são uma nova forma de relacionarmos usuários à registros, nos ajudam a compartilhar registros em cenários:

  • Não possuirmos claramente as regras de propriedade de registros ou que a flexibilidade é tão variável que dificulta a segmentação dos registros
  • A quantidade de equipes não pode ser precisada, ou seja, não sabemos quantas equipes irão existir
  • Existem pessoas que possuem perfis de acesso diferentes, porém para aquela entidade e registro devem possuir o mesmo privilégio de acesso

Para entendermos melhor as diferenças entre os tipos de Equipes, existe um comparativo:

teams_1

Fiz uma tradução (livre)…

  • Equipe de Proprietário
    • Possui Direitos de Acesso
    • Pode ser a proprietária dos registros
    • Os privilégios são garantidos pelos perfis de acesso e alterados dinamicamente caso existam mudanças no perfil de acesso
    • Necessita ser manualmente ou programaticamente criada e gerenciada
    • Será “cacheada” no servidor do CRM quando um usuário acessa a aplicação
    • Pode ser utilizada como um recurso no Agendamento de Serviços
  • Equipe de Acesso
    • Não possui Direitos de Acesso
    • Não será a proprietária dos registros
    • Acesso ao registros através de compartilhamento
    • O compartilhamento de privilégios é feito através de templates das equipes de acesso, mas não será alterado caso dinamicamente nos registros já existentes caso ocorra uma alteração no template
    • O relacionamento não será visível na maioria das visualizações da entidade equipe
    • Pode ser gerenciado pelo sistema diretamente pelo form de onde existe o relacionamento
    • Não é “cacheado” pois não deriva privilégios ou checagem de propriedade
    • Não pode ser agendado como um recurso no Agendamento de Serviços

Os principais que devem ser avaliados quanto ao uso de Equipes de Acesso são:

  • Equipes de Acesso fazem uso de cache, isso melhora a performance do CRM, pois não precisamos validar em todos momento as camadas de acesso ao dado;
  • Visualização dos registros compartilhados, sem as Equipes de Acesso está tarefa é árdua, ou abrimos os registros que desejamos verificar ou criamos um reporting services para demonstrar os compartilhamentos. Com Equipes de Acesso, temos estas informações utilizando as Visualizações do próprio CRM. Para visualizar os registros que foram compartilhados para uma equipe de acesso, veja este link: Access Team View in Dynamics CRM
  • A tabela responsável por armazenar os compartilhamentos (POA – Principal Object Access) é muito menos impactada do que em um compartilhamento tradicional. Com isso, novamente ganhamos performance e além disso, espaço em disco;

Para criar Equipes de Acesso é necessário que a entidade possua a opção “Equipes de Acesso” habilitada:

teams_3

Um outro ponto importante é que as Equipes de Acesso podem ser criadas manualmente por usuários do CRM ou ainda podem ser criadas automaticamente pelo próprio CRM:

  • Manual: basta criarmos uma equipe e selecionar o tipo “Equipe de Acesso”, depois disso, devemos adicionar os usuários que farão parte desta equipe:
    • Equipes de acesso criadas desta forma, podem ser compartilhadas em mais do que um registro
  • Automática: devemos criar um Template de Equipe (*Equipes de Acesso só podem ter no máximo 2 Templates de Equipe e no máximo 5 entidades podem ter uma Template), selecionando a entidade que queremos criar uma Equipe de Acesso, após isso, os direitos de acesso que serão concedidos para a equipe devem ser marcados. Com a equipe criada, precisamos incluir um grid/lista no formulário da entidade em que criamos o registro de equipe. Esta grid deverá ser alterada para algo como a imagem abaixo:
    teams_2– Registros: Todos os Tipos de Registros
    Entidade: Usuários
    Visualização Padrão: Registros dos Membros de Equipe Associados (estou sem o CRM em português confirme a visualização! rs)
    Templates de Equipe: NOME_TEMPLATE_EQUIPE

    • Quando fazemos o relacionamento (associamos um usuário ao registro) automaticamente é criada uma equipe:

      teams_4

    • Notas importantes:
      • Equipes de acesso cridas automaticamente, não podem ser compartilhadas em mais do que um registro;
      • Caso o template seja alterado, nenhuma equipe já criada será alterada, apenas as novas utilizaram o novo perfil de acessos do template;

Bom é isso, o importante no início é entendermos bem o funcionamento e como utilizar, os links abaixo podem dar outras informações também:

Utilize as equipes de acesso e de proprietário para colaborar e compartilhar informações

Access Teams with Microsoft Dynamics CRM 2013

Why Use Access Teams in Dynamics CRM 2013

CRM 2015 – The benefits of Access Teams

[]’s,

Tiago

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Sobre Tiago Michelini Cardoso

I have been working with IT since 2006, almost of this time using Microsoft Dynamics CRM/365 as a source of solutions. I graduated in Bachelor of Information Systems at FIAP (Brazil) in 2012. I really love what I do! Technology has been my interest since always. Even in a tool different world of the current. When we didn't have internet, tablets, smartphones e social networks! Although I have worked in some roles, I can't give up "the developer life". Even so far of the greatest developers. Development in general is the thing that I love to work! I started my contributions about Dynamics in 2010. At the beginning, I used to help at MSDN and TechNet forums. But now, I'm dedicating all my time in my personal blog! Currently, I have the enormous honour of being the only Brazilian who got the award for Microsoft MVP (Most Valuable Professional) for Microsoft Dynamics CRM/365 product. I have been receiving the award since 2012.
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