Dynamics CRM e Power BI

Pessoal,

Desde a versão 2015 do CRM, conseguimos integrá-lo com o Power BI. O Power BI nada mais é do que uma ferramenta que nos possibilita fazer uma análise de dados e transformá-la em dashboards.

Ai você me pergunta, por que eu usaria o Power BI no CRM ou por que a Microsoft colocou outra ferramenta para a criação de dashboards? Certo?!

Pois bem, vamos ao fatos… O que ganhamos quando utilizamos o Power BI no CRM:

  • Quando usamos o CRM Online temos o limite de dados retornados nas consultas (5000) com o Power BI trabalhamos com grandes volumes de dados;
  • Conseguimos combinar conexões de outras fontes de dados em exibi-las no CRM;
  • O Power BI possui uma sérei de dashboards que são automaticamente gerados, assim que fazemos a conexão com o CRM (Usar o Power BI com o Microsoft Dynamics CRM);
  • O Power BI pode ser disponibilizado no modo mobile;
  • Os charts são bem simples de serem criados e adicionados nos dashboards, porém, ainda possuem algumas limitações que podem ser resolvidas com o Power BI;
  • O layout do Power BI é mais rico visualmente, temos um melhor resultado na apresentação;

À partir do Spring Wave do CRM 2016, temos a possibilidade de incluir blocos do Power BI dentro de um dashboard do CRM! (não esqueça de habilitar, Configurações > Configurações do Sistema > Reporting > Permitir o Power BI embarcado)

powerbi_1

A funcionalidade ainda possui algumas limitações:

  • Só podemos adicionar os blocos do Power BI em dashboards pessoais, ou seja, dashboards do sistema não possuem a funcionalidade
  • Por não podermos criar dashboards do sistema, não conseguimos transportar os dashboards para outros ambientes, assim, teremos que criar novamente os dashboards
  • Apenas podemos incluir nos dashboards de módulos do CRM (vendas, marketing e serviços), dentro das entidades ainda não é possível incluir
  • O modo mobile, ainda não possui suporte (assim como os relatórios feitos em Reporting Services)

Veja alguns links úteis para a criação e integração do Power BI com o Dynamics CRM:

Conectar no Power BI

Usar o Power BI com o Microsoft Dynamics CRM

Pacote de conteúdo do Microsoft Dynamics CRM para o Power BI

Power BI Desktop

Ao realizar a pesquisa para escrever este post, encontrei este PDF:

Choosing the right Mobile BI tool: SSRS vs Power BI vs Datazen

O PDF coloca alguns fatores à mais para considerar o uso de Reporting Services, Power BI e Datazen, além disso, não podemos esquecer das funcionalidades do próprio CRM para a utilização de dashboards, gráficos e relatórios.

Acredito que atualmente ainda temos um certa concorrência entre os produtos, mas penso que cada vez mais as soluções serão mais indicadas para determinado cenário ou ainda uma possível unificação das funcionalidades em um único produto…

[]’s,

Tiago Cardoso

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Dynamics CRM Evolution!

Pessoal,

Com exceção da versão 1.0 do Dynamics CRM, todos as demais possuem três módulos principais Vendas, Serviços e Marketing. Com estes módulos podemos criar nossos processos de vendas, pós vendas/atendimento de ocorrências e ações de marketing para prospectar nossos clientes.

crm_evolution_1

A imagem acima demonstra os conhecidos “três pilares” do Dynamics CRM

Estes módulos ainda são a espinha dorsal do Dynamics, apesar de não possuir os números oficiais de representatividade, após quase 10 anos trabalhando com o produto, acredito que um dos três módulos devem ser utilizados por mais 70% das implementações que utilizam o Dynamics CRM. Os 30% restantes existem devido ao uso do Dynamics como um XRM e as novas funcionalidades (Microsoft Dynamics Marketing – MDM e Microsoft Social Engagement – MSE) que apesar de funcionarem independentemente do Dynamics, atingem seu auge de desempenho quando integradas com o CRM.

Ainda pensando nas novas funcionalidades que foram surgindo no CRM, começamos a nos deparar em um problema que não tínhamos no passado: atualmente quais profissionais especializados no Dynamics que realmente possuem um conhecimento completo de todas as funcionalidades? Eu acredito que existam muito poucas pessoas que conseguiram chegar a tal nível de conhecimento e ainda esta pergunta devem ser a cada 3 meses, pois sempre temos novidades sendo incorporadas ao produto.

Com a constatação acima, surgiu uma curiosidade que acredito que ainda ninguém tenha escrito. Decidi criar uma visão de todos os subprodutos/sub módulos em que a Microsoft é a proprietária e podemos utilizar no Dynamics CRM (até a data de hoje e espero que tenha lembrado de todos! rsrsrs)!

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Sim, todos os itens acima a Microsoft é a dona! Assim como, todos podem ser de alguma forma utilizados no Dynamics CRM, alguns são disponibilizados para ambos tipos de versões do CRM (Online e OnPremises), outras funcionam apenas em uma das versões. Além disso, algumas incluem custos adicionais, mas a grande maioria são oferecidas gratuitamente.

Irei falar um pouco sobre cada um dos itens acima:

  • Microsoft Social Engagement (MSE) – é mais do que um sub módulo do Dynamics, é um produto que funciona sem o CRM, porém quando juntos possibilitam o alto nível de uma ferramenta de Mídias Sociais integrada com uma solução CRM. O MSE realiza diversas funções utilizando mídias sociais, podemos interagir, avaliar nossos produtos/marcas e realizar ações macros e também no detalhe
  • Project Service Automation – este é o PSA, como o termo CRM é um modelo de mercado para realizar determinado tipo de gestão, no caso do PSA iremos gerenciar projetos (importante até a data de hoje 25/5/2016, está apenas como algo trial e não pode ser utilizado em ambientes de produção)
  • Parature – solução adquirida pela Microsoft que possui foca na área de serviços, como o atendimento dos clientes via multi canais, portais de auto atendimento e uso da base de conhecimento para solucionar problemas
  • ADX Studio – comprada em 2015, é muito mais do que apenas uma solução, temos o portal web integrado ao CRM como o produto mais divulgado e utilizado, porém, não posso “esquecer” das soluções de ALM!
  • Word, Excel, OneNote e Outlook:
    • Word – malas diretas podem ser personalizadas e enviar para nossos clientes fazendo uso do Microsoft Word
    • Excel – o Excel está ganhando cada vez mais espaço dentro do CRM, atualmente podemos inclusive editar registros em tempo real, atualizando a base de dados do CRM. Além disso, as exportações também usam o Excel!
    • OneNote – podemos fazer nossas anotações de nossas interações utilizando o OneNote
    • Outlook – com a instalação de um plugin no Outlook, conseguimos utilizamos o CRM embarcado no Outlook, além disso, podemos trabalhar em cenários offline
  • Sharepoint – conseguimos usar o melhor do Document Management integrando o Sharepoint ao CRM. O Sharepoint é indicado para o armazenamento de informações públicas da organização
  • OneDrive for Business – é a solução recomendada para o armazenamento de documentos particulares
  • Office 365 Groups –  é a solução recomendada para o armazenamento de documentos de uso colaborativo, ou seja, internos de uma organização
  • Skype e Skype for Business – podemos fazer uso das funções do Skype integradas com o CRM
  • Reporting Services – para construir relatórios mais robustos no modo OnPremises podemos fazer uso do Reporting Services
  • Power BI – conseguimos criar dashboards com uma maior riqueza visual e possibilidades de visualização
  • Datazen – segue bem o conceito do Power BI, porém, conseguimos criar dashboards com bem menos complexidade de desenvolvimento, tudo é feito com poucos cliques!
  • Company News Timeline – esta solução é muito parecida com o Insights, porém, consulta informações no Bing e as disponibiliza em smartphones e tablets
  • Insights – conseguimos enriquecer os dados de nossos clientes, uma consulta é realizada para aumentar o grau de conhecimento dos clientes
  • Fantasy Sales Team – com o Fantasy seu processo de vendas fica muito mais orientado à resultados, a ideia é simular uma competição através um jogo de esportes, assim, os vendedores são estimulados a utilizar um sistema de vendas
  • Voice of Customer – podemos criar pesquisar para dar voz aos nossos clientes seja para produtos ou serviços
  • Microsoft Dynamics Marketing – assim como o MSE, o MDM é muito mais do que um sub módulo, na verdade é um produto que pode ser integrado com o CRM. Com o MDM nossa área de Marketing chega aos dias atuais, onde temos muito mais do que envio de emails para clientes!
  • Yammer – conseguimos integrar o CRM com a rede social privada (Yammer), deste modo, podemos realizar diversas formas de interação entre os participantes da rede, como o Facebook faz, porém de forma privada à um grupo ou domínio
  • Field Service – após a compra do FieldOne, a Microsoft trocou o nome para Field Service. Esta solução realiza um grande tunning ao módulo nativo de serviços, o calendário de serviços e a gestão de entregas são seu ponto forte

Quem diria na versão 1.0, lançada em 2003 (onde ainda não tínhamos nem ao menos o módulo de Marketing! rs) que atualmente chegaríamos onde chegamos?!

Por favor, me avisem se esqueci de algum produto Microsoft que pode ser integrado com o Dynamics CRM! Quero deixar este post com todo o conteúdo possível!

#GoDynamics!

[]’s,

Tiago Cardoso

 

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CRM 2015/2016 – Atributos Calculados e de Acúmulo (Calculated e Rollup)

Pessoal,

Os campos Calculados (Calculated) e de Acúmulo (Rollup) foram introduzidos ao Dynamics CRM na versão 2015, a ideia principal é reduzir o esforço da equipe de desenvolvimento para a realização de operações/cálculos entre atributos. Ou seja, reduzir JScripts e Plugins que atualmente fazem este trabalho.

Uma breve descrição de cada tipo de atributo:

Atributos do tipo Calculados (Calculated)

São atributos que realizamos cálculos em tempo real, podemos ter campos com diferentes tipos de dados utilizados para compor o cálculo que será aplicado no campo.

Geralmente devemos utilizá-los em cálculos como:

  • Cálculos numéricos
  • Funções que envolvem datas
  • Formatações e concatenações de textos

calculated_rollup_fields_1

Atributos do tipo Acúmulo (Rollup)

São atributos que realizarmos cálculos em background (a cada 12h por padrão), tipicamente seu objetivo é de agregar valores de registros de uma estrutura de entidades “Pai e Filho” (Header e Detail), onde os “filhos” são agrupados em um único campo da entidade “pai”.

calculated_rollup_fields_2

Alguns pontos que devem ser lembrados:

  • Atributos do tipo Calculados não são persistidos no banco de dados, são apenas virtuais. Já campos de Acúmulo persistem seus valores em BD
  • Podemos criar campos Calculados e de Acúmulo com o seguintes tipos de dados:
    • Boleano
    • Data
    • Decimal
    • Inteiro
    • Monetário
    • Picklist
    • String
  • Ambos campos são apenas leitura
  • Não consideram os perfis de acesso do proprietário dos registros para realizar os cálculos
  • Apenas podemos selecionar o tipo Calculado (Calculated) ou Acúmulo (Rollup) no momento em que estamos criando os atributos
  • Só podemos ter no máximo 10 campos do tipo Acúmulo (Rollup) por entidade e a Organização não pode ter mais do que 100 campos
  • Não podemos inserir campos do tipo Acúmulo (Rollup) dentro de outros campos do tipo Acúmulo
  • Os valor que serão calculados no campos do tipo Acúmulo devem ser do mesmo tipo de dados, ou seja, se precisarmos criar um cálculo em um campo do tipo Monetário, devemos criar um campo de Acúmulo do tipo Monetário
  • Campos Calculados (Calculated) tem como objetivo de serem similares aos campos do Excel, podemos usar algumas funções previamente existentes, bem como, podemos fazer nossas fórmulas. Além disso, fazemos o uso de IntelliSense que recupera informações do CRM enquanto estamos escrevendo nossas formulas
  • Campos de Acúmulo podem usar apenas funções agregadoras, como:
    • Somar (Sum)
    • Contar (Count)
    • Mínimo (Min)
    • Máximo (Max)
    • Média (Avg)
  • Por padrão campos do tipo Acúmulo são calculados a cada 12h, podemos alterar o intervalo de processamento configurando os trabalhos do sistema
  • Tanto os “Filtros” de um campo de Acúmulo (Rollup) ou as “Condições” de um Calculado (Calculated) só podem utilizar as condições “E” ou “OU” dentro de uma única vez. Ou seja, só podem ser escolhido um dos dois tipos de condição
  • Campos Calculados (Calculated) não são atualizados no modo offline do CRM
  • Ambos tipos de campo não acionam workflows, já os campos de Acúmulo não podem ser utilizados em workflows
  • Apenas podemos utilizar campos de Acúmulo para relacionamentos 1:Muitos (1:N)

Para maiores informações, consulte:

Atributos calculados e de acúmulo

[]’s,

Tiago Cardoso

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CRM 2016 – Spring Release Disponibilizado!

Pessoal,

Ontem foi lançado oficialmente o Spring Release do Dynamics CRM 2016 (atualização da primavera do hemisfério Norte)!

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Todas as novas organizações do CRM Online já utilizarão os novos recursos desta atualização, para organizações que já existem, será disponibilizado o agendamento da atualização.

O foco desta atualização certamente foi na área de serviços!

Para maiores informaçãoes, vejam o post de divulgação feito por um Program Manager do CRM.

#GoDynamics!

[]’s,

Tiago Cardoso

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The Social Media Revolution 2016

Pessoal,

Todo ano procuro este vídeo no YouTube para me atualizar em relação as Mídias Sociais e a revolução que elas veem fazendo com nossa forma de vender, divulgar e comunicar… Realmente é algo ainda pouco assimilado por nós e principalmente pelas empresas, acredito que o tema esteja sendo muito pouco explorado no Brasil.

Ai vai…

[]’s,

Tiago Cardoso

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Dynamics CRM Getting Started Overview

Pessoal,

Um vídeo bem legal que mostra um pouco dos problemas das pessoas/empresas que podem ser resolvidos utilizando o Dynamics CRM!

[]’s,
Tiago Cardoso

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CRM – Equipes de Acesso e Equipes de Proprietário

Pessoal,

No CRM 2011 foram introduzidas as Equipes de Proprietário (Owner Teams), isso nos possibilitou um grande ganho no CRM, pois podemos ter registros em que o proprietário é na verdade uma equipe que possui vários usuários. Além disso, compartilhamos registros com equipes ao invés de usuários, isso facilita a gestão de propriedade de cada registro. Porém, temos alguns problemas para fazer o gerenciamento de compartilhamento de registros em cenários mais dinâmicos, principalmente quando temos:

  • Uma grande quantidade de registros, usuários ou equipes
  • Em situações em que o agrupamento de usuários que podem interagir com o registro, não possui uma regra específica de gerenciamento
  • Em circunstâncias em que cada usuário deve ter um perfil de acesso independente da equipe ou dos outros participantes

Para solucionar os problemas acima, no CRM 2013 em diante, temos a funcionalidade de criarmos as Equipes de Acesso (Access Teams)!

Equipes de Acesso são uma nova forma de relacionarmos usuários à registros, nos ajudam a compartilhar registros em cenários:

  • Não possuirmos claramente as regras de propriedade de registros ou que a flexibilidade é tão variável que dificulta a segmentação dos registros
  • A quantidade de equipes não pode ser precisada, ou seja, não sabemos quantas equipes irão existir
  • Existem pessoas que possuem perfis de acesso diferentes, porém para aquela entidade e registro devem possuir o mesmo privilégio de acesso

Para entendermos melhor as diferenças entre os tipos de Equipes, existe um comparativo:

teams_1

Fiz uma tradução (livre)…

  • Equipe de Proprietário
    • Possui Direitos de Acesso
    • Pode ser a proprietária dos registros
    • Os privilégios são garantidos pelos perfis de acesso e alterados dinamicamente caso existam mudanças no perfil de acesso
    • Necessita ser manualmente ou programaticamente criada e gerenciada
    • Será “cacheada” no servidor do CRM quando um usuário acessa a aplicação
    • Pode ser utilizada como um recurso no Agendamento de Serviços
  • Equipe de Acesso
    • Não possui Direitos de Acesso
    • Não será a proprietária dos registros
    • Acesso ao registros através de compartilhamento
    • O compartilhamento de privilégios é feito através de templates das equipes de acesso, mas não será alterado caso dinamicamente nos registros já existentes caso ocorra uma alteração no template
    • O relacionamento não será visível na maioria das visualizações da entidade equipe
    • Pode ser gerenciado pelo sistema diretamente pelo form de onde existe o relacionamento
    • Não é “cacheado” pois não deriva privilégios ou checagem de propriedade
    • Não pode ser agendado como um recurso no Agendamento de Serviços

Os principais que devem ser avaliados quanto ao uso de Equipes de Acesso são:

  • Equipes de Acesso fazem uso de cache, isso melhora a performance do CRM, pois não precisamos validar em todos momento as camadas de acesso ao dado;
  • Visualização dos registros compartilhados, sem as Equipes de Acesso está tarefa é árdua, ou abrimos os registros que desejamos verificar ou criamos um reporting services para demonstrar os compartilhamentos. Com Equipes de Acesso, temos estas informações utilizando as Visualizações do próprio CRM. Para visualizar os registros que foram compartilhados para uma equipe de acesso, veja este link: Access Team View in Dynamics CRM
  • A tabela responsável por armazenar os compartilhamentos (POA – Principal Object Access) é muito menos impactada do que em um compartilhamento tradicional. Com isso, novamente ganhamos performance e além disso, espaço em disco;

Para criar Equipes de Acesso é necessário que a entidade possua a opção “Equipes de Acesso” habilitada:

teams_3

Um outro ponto importante é que as Equipes de Acesso podem ser criadas manualmente por usuários do CRM ou ainda podem ser criadas automaticamente pelo próprio CRM:

  • Manual: basta criarmos uma equipe e selecionar o tipo “Equipe de Acesso”, depois disso, devemos adicionar os usuários que farão parte desta equipe:
    • Equipes de acesso criadas desta forma, podem ser compartilhadas em mais do que um registro
  • Automática: devemos criar um Template de Equipe (*Equipes de Acesso só podem ter no máximo 2 Templates de Equipe e no máximo 5 entidades podem ter uma Template), selecionando a entidade que queremos criar uma Equipe de Acesso, após isso, os direitos de acesso que serão concedidos para a equipe devem ser marcados. Com a equipe criada, precisamos incluir um grid/lista no formulário da entidade em que criamos o registro de equipe. Esta grid deverá ser alterada para algo como a imagem abaixo:
    teams_2– Registros: Todos os Tipos de Registros
    Entidade: Usuários
    Visualização Padrão: Registros dos Membros de Equipe Associados (estou sem o CRM em português confirme a visualização! rs)
    Templates de Equipe: NOME_TEMPLATE_EQUIPE

    • Quando fazemos o relacionamento (associamos um usuário ao registro) automaticamente é criada uma equipe:

      teams_4

    • Notas importantes:
      • Equipes de acesso cridas automaticamente, não podem ser compartilhadas em mais do que um registro;
      • Caso o template seja alterado, nenhuma equipe já criada será alterada, apenas as novas utilizaram o novo perfil de acessos do template;

Bom é isso, o importante no início é entendermos bem o funcionamento e como utilizar, os links abaixo podem dar outras informações também:

Utilize as equipes de acesso e de proprietário para colaborar e compartilhar informações

Access Teams with Microsoft Dynamics CRM 2013

Why Use Access Teams in Dynamics CRM 2013

CRM 2015 – The benefits of Access Teams

[]’s,

Tiago

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